Magistrat Steyr
GB VI
Fachabteilung für Kulturangelegenheiten
Arch-3/2000
A r c h i v o r d n u n g
für das Archiv der Stadt Steyr
I Aufgaben des Stadtarchives
Dem Archiv der Stadt Steyr obliegt die Aufgabe, die gesamten Dokumente, Urkunden, Akten und (Hand)Schriften (Archivalien) zur Geschichte der Stadt Steyr, soweit sie erreichbar sind, zu sammeln, zu ordnen, aufzubewahren und benützbar zu machen. Das Stadtarchiv ist organisatorisch der Fachabteilung für Kulturangelegenheiten zugeteilt und ist nicht ident mit dem Verwaltungsarchiv des Magistrates der Stadt Steyr (Registratur).
II Leitung des Stadtarchivs
1) Mit der Leitung des Stadtarchivs ist der Leiter der Fachabteilung für Kulturangelegenheiten als fachlich entsprechend qualifizierter Bediensteter betraut. Dem Leiter des Archivs kommt die Sorge für die ungeschmälerte Erhaltung des Archivs und die Aufrechterhaltung eines geordneten Bestandes zu. Er ist für das gesamte Archiv und den darin enthaltenen Bestand zuständig. Er hat für die Einhaltung der gegenständlichen Archivordnung Sorge zu tragen.
Neben der Führung der laufenden Geschäfte (Beantwortung von Anfragen, Gewährung der Einsicht in Archivalien etc.) hat der Leiter des Archivs auf dem Gebiete der Stadtgeschichtsforschung aktiv tätig zu sein.
2) Der Zutritt zum Archiv ist grundsätzlich nur dem Leiter gestattet. Fremde Personen dürfen das Archiv nur in seiner Begleitung betreten. Der Leiter ist allerdings befugt, fachlich qualifizierte Mitglieder des Vereines „Freunde der Geschichte der Stadt Steyr und der Eisenwurzen“ mit der Öffnung und Administration des Archivs jeweils zu den Öffnungszeiten (Dienstag: 13 bis 17 Uhr) zu betrauen und ihnen darüber hinaus Zutritt zum Archiv zu gewähren.
III Verwahrung und Verwaltung der Archivalien
1) Das Archivlokal soll feuer- und einbruchsicher, vollkommen trocken, licht und gut lüftbar sein. Für Lüftung und Reinigung des Raumes sowie der Archivalien ist stets Sorge zu tragen. Das Arbeiten mit offenem Licht und das Rauchen ist im Archiv verboten.
2) Grundbedingung für die Tätigkeit im Archiv ist das Vorhandensein einer übersichtlichen Ordnung sämtlicher im Archiv enthaltenen Gegenstände. Es ist auf eine zweckmäßige Unterbringung und Aufstellung stets zu achten. Bei Bedarf ist ein Gutachten des oberösterreichischen Landesarchivs einzuholen.
Über alle Bestände des Archivs sind Nachschlage- und Behelfsbücher (Kataloge und Verzeichnisse) zu führen bzw., wo solche noch nicht bestehen, anzulegen.
Über ausgehobene und entliehene Archivalien ist ein Benützungsprotokoll zu führen.
3) In das Archiv sind grundsätzlich nur solche Archivalien neu aufzunehmen, die in ihrem Inhalt auf die Stadt Steyr und die Region der "Eisenwurzen“, sowie den Schwerpunkten allgemeine Geschichte, Handbücher, stadtgeschichtliche Forschung, Ortschroniken, NS- und Bürgerkriegszeit, Mittelalter, Familienforschung, Schriftkunde, Bezug nehmen. Anschaffungen von geeigneten Archivalien und Literatur durch den Verein „Freunde der Geschichte der Stadt Steyr und der Eisenwurzen“ für das Archiv, gehen mit Zustimmung des Archivleiters in das Eigentum der Stadt Steyr über.
IV Benützung des Archivs
1) Das Archiv der Stadt Steyr steht sowohl Behörden für amtliche Zwecke als auch Privatpersonen für wissenschaftliche und private Zwecke zur Verfügung.
Der Leiter des Archivs kann Personen von der Archivbenützung in begründeten Fällen ausschließen. Dagegen steht die Beschwerde an den Magistratsdirektor zu, welcher endgültig entscheidet.
2) Bei der nichtamtlichen Benützung genießt die streng wissenschaftliche Forschung den Vorzug. Die Wahrung von Rechtsinteressen hat privaten Zwecken vorzugehen. Der Leiter des Archivs kann die Benützer bei Ermittlung der zweckdienlichen Schriften beraten. Er darf ihnen jedoch die Forschungsarbeit nicht abnehmen.
Die Vorlage von Repertorien und Regesten an Benützer findet in der Regel nicht statt. Bei versierten Forschern können Ausnahmen gemacht werden.
Nur der Leiter des Archivs und die von ihm nominierten Personen sind berechtigt, Archivalien oder Bücher von ihrem Standort zu entfernen.
Die Einschau in ausgehobene Archivalien hat in den Räumlichkeiten des Archivs zu erfolgen. Der Leiter des Archivs kann hiezu einen anderen im Bereiche des Rathauses gelegenen Raum ausnahmsweise bestimmen.
Vor der Ausfolgung der Archivalien an Benützer ist ein entsprechender Vermerk im Benützungsprotokoll anzubringen. Die Archivalien sind genau auf Vollständigkeit zu überprüfen.
Die Menge der jeweils dem Benützer vorgelegten Archivalien ist durch den Leiter des Archivs zu bestimmen. Benutzungen, die die Bereitstellung einer größeren Anzahl von Schriftstücken notwendig machen, sind rechtzeitig anzumelden.
Nach erfolgter Benützung sind die Archivalien auf Vollständigkeit, Unversehrtheit und Ordnung zu überprüfen und sogleich wieder an ihren Standort einzustellen, wobei im Benützungsprotokoll die Ablage vorzumerken ist.
Bei Missbrauch der Benützungsbewilligung kann der Leiter des Archivs zurückziehen.
Die Einschau in ausgehobene Archivalien hat in den Räumlichkeiten des Archivs zu erfolgen. Der Leiter des Archivs kann hiezu einen anderen im Bereiche des Rathauses gelegenen Raum ausnahmsweise bestimmen.
Vor der Ausfolgung der Archivalien an Benützer ist ein entsprechender Vermerk im Benützungsprotokoll anzubringen. Die Archivalien sind genau auf Vollständigkeit zu überprüfen.
Die Menge der jeweils dem Benützer vorgelegten Archivalien ist durch den Leiter des Archivs zu bestimmen. Benutzungen, die die Bereitstellung einer größeren Anzahl von Schriftstücken notwendig machen, sind rechtzeitig anzumelden.
Nach erfolgter Benützung sind die Archivalien auf Vollständigkeit, Unversehrtheit und Ordnung zu überprüfen und sogleich wieder an ihren Standort einzustellen, wobei im Benützungsprotokoll die Ablage vorzumerken ist.
Das Stadtarchiv erwartet von den Benützern, dass sie in ihren Veröffentlichungen die verwerteten Archivalien genau bezeichnen und je ein Stück der betreffenden Druckschrift der Handbücherei des Stadtarchivs unentgeltlich überlassen.
Bei Missbrauch der Benützungsbewilligung kann der Leiter des Archivs diese zurückziehen.
3) In berücksichtigungswürdigen Fällen können Archivalien an andere Archive und wissenschaftliche Institute verliehen werden, wenn diese die Bürgschaft für eine sichere Aufbewahrung, alleinige Benützung in den Amtsräumen und unversehrte Rückstellung übernehmen. Die betreffenden Archivalien sind mit entsprechender Wertangabe zu versehen. Unbefristete Entlehnungen sind unstatthaft.
Besonders kostbare oder schadhafte Stücke dürfen weder verliehen noch versendet werden. Weniger wertvolle Schriftstücke können auch noch nichtamtliche Benützer an inländische Behörden und Anstalten unter den vorstehenden Bedingungen versendet werden. In das Ausland dürfen Archivalien nur an wissenschaftlich eingerichtete Archive und Bibliotheken mit entsprechender Versicherung verschickt werden. Auf denkmalschutzrechtliche Bestimmungen ist zu achten.
Zu entlehnende Archivalien sind vor der Hinausgabe genauestens abzuzählen, mit dem Archivstempel zu versehen und nach Archivkörper, Inhalt, Zeit und Anzahl vorzumerken. Nach Rückstellung sind sie eingehend zu überprüfen. Dasselbe gilt für Aushebungen im amtlichen Gebrauch des Magistrates der Stadt Steyr und anderer Behörden.
4) Lichtbildaufnahmen, sowie Kopien von Archivalien, sowie die Anfertigung von Pausen und Siegelabdrucken bedürfen in jedem Falle der ausdrücklichen Genehmigung des Leiters des Archivs.
Bei Herstellung von Lichtbildern, die in den Archivräumen nicht ausgeführt werden können, kann der Leiter des Archivs gestatten, dass die gewünschten Archivalien ausnahmsweise unter entsprechender Aufsicht an einen geeigneten Ort gebracht werden. Die Rückstellung der Archivalien hat am gleichen Tage wie die Entnahme aus dem Archiv zu erfolgen.
5) Das Stadtarchiv kann sich an in- und ausländischen Ausstellungen mit Zustimmung des Magistratsdirektors beteiligen. Die vorstehenden Vorschriften gelten hierfür sinngemäß.
V Allgemeines
1) Die Bestimmungen dieser Archivordnung sind im Archivlokal sowie im jeweiligen Benützungsraum zur Einsicht aufzulegen.
2) Personenbezogene Bezeichnungen gelten jeweils in der männlichen und weiblichen Form.
3) Diese Archivordnung tritt mit .................18.01.2001.................... in Kraft.
Die Dienstvorschrift vom 4. 9. 1975 wird gleichzeitig aufgehoben.
Der Magistratsdirektor
OSR Dr. Kurt Schmidl